Sản phẩm

Quản lý Văn bản

Hệ thống Quản lý Điều hành Văn bản

Giải pháp Quản lý Điều hành Văn bản SignDo (Văn bản đến, văn bản đi, Văn bản Nội bộ) được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn về công tác Văn thư Lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ quốc Gia. Hệ thống được thiết kế với nhiều tiện ích giúp tối ưu cho người sử dụng. Đặc biệt hệ thống được xây dựng trên nền tảng linh động rất cao phù hợp với Doanh nghiệp và tổ chức lớn, có nhiều chi nhành hoặc thành viên.

  • Quy trình động, Sổ văn bản động, Sơ đồ tổ chức động, …
  • Trình ký văn bản tích hợp chữ ký điện tử
  • Cấp phát số tự động từ hệ thống
  • Bảo mật chữ ký số bằng OTP qua SMS, Email, …
  • Quản lý và theo dõi văn bản trên Mobile App
  • Liên thông văn bản trong Tổ chức, Tập đoàn
  • Chỉ đạo xử lý văn bản, ký duyệt văn bản trên Mobile App: ký duyệt trên các thiết bị di động Smartphone/Tablet và tích hợp chữ ký số (CA).

Tính năng Hệ thống Quản lý Văn bản SignDo:

Hệ thống Quản lý văn bản SignDo hỗ trợ người dùng theo dõi quá trình xử lý văn bản từ khi tạo lập văn bản đến khi kết thúc xử lý. Các loại văn bản cần quản lý gồm: văn bản đến, văn bản đi, văn bản dự thảo, văn bản pháp lý…

  • Quản lý văn bản đến

    • Hệ thống hỗ trợ: Nhập trực tiếp, Tiếp nhận qua đường Fax hoặc liên thông.
    • Chỉ đạo xử lý văn bản đến
    • Giao việc xử lý văn bản đến
    • Xử lý văn bản đến
    • Theo dõi công việc liên quan văn bản đến

  • Quản lý văn bản đi

    • Xử lý văn bản đi
    • Liên kết văn bản liên quan;
    • Cấp số văn bản tự động;
    • Phát hành văn bản đi;
    • Ban hành văn bản liên thông;

Quản lý hồ sơ văn bản

  • Trình ký số Văn bản: ký số Văn bản và phần mềm văn bản cấp số ban hành.
  • Chỉ đạo xử lý công văn: Dành cho các Lãnh đạo để chỉ đạo xử lý lý công văn đến, Phê duyệt các công văn đi và công văn Nội bộ. Cho phép Lãnh đạo Phân rõ vai trò Chủ trì, Phối hợp, Theo dõi xử lý lý công văn, hạn xử lý.
  • Luân chuyển công văn: cho Phép người dùng có thể luân chuyển công văn Giữa các Phòng ban/Đơn vị, Giữa các Cán bộ nhân viên trong cùng phòng ban theo Phạm vi quyền hạn được phép
  • Giao việc xử lý công văn:  Hỗ trợ cho các lãnh đạo trong quá trình xử lý công văn có thể giao việc xuống cho cấp dưới Hỗ trợ xử lý công việc
  • Hồ sơ văn bản cá nhân: Cho phép mỗi Cán bộ nhân viên có thể khởi tạo và tự tổ chức thành các Thư mục Hồ sơ văn bản cho cá nhân để tự lưu trữ phục vụ cho công tác tra cứu văn bản hoặc gom nhóm các văn bản vào chung loại nhất định.
  • Các tính năng tiện ích khác: Thu hồi văn bản, Lưu lịch sử xử lý văn bản, Ủy quyền xử lý văn bản, Bàn giao văn bản,…

ĐIỂM NỔI BẬT HỆ THỐNG

  • Đáp ứng về công tác văn thư và lưu trữ: Hệ thống đáp ứng yêu cầu của Bộ Nội vụ về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư
  • Quy trình động: Phần mềm được xây dựng trên nên tảng quy trình động cho phép đơn vị có thể tự tùy biến cấu hình nghiệp vụ phù hợp với đặc thù công tác quản lý văn thư tại đơn vị mình và thành viên.
  • Quản lý nhật ký: Phần mềm cho phép người dùng theo dõi quá trình xử lý văn bản và các phiên bản tài liệu theo thời gian.
  • Phần mềm tập trung: Hệ thống Quản lý triển khai tập trung, dữ liệu tập trung, hệ thống sẽ tạo nhiều đơn vị con sử dụng dựa vào cơ chế phân quyền.
  • Ứng dụng di động (mobile app): Phần mềm được xây dựng trên nền tảng web và di động cho phép làm việc trên nhiều thiết bị PC, Tablet và SmartPhone.
  • Áp dụng chữ ký số: Phần mềm áp dụng chữ ký số để ký phê duyệt tờ trình, văn bản, công văn điện tử cho trên quy trình nội bộ và ứng dụng khác: hợp đồng điện tử, đơn hàng, biên bản nghiệm thu,…
  • Khả năng tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác: Hồ sơ tài liệu lưu trữ, hệ thống khác,…
  • Tính bảo mật cao: Phần mềm có tính bảo mật cao vì được tích hợp nhiều giải pháp mã hóa, an toàn như: Mã hóa dữ liệu, SSL, bảo mật 02 lớp…

Liên hệ: